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COMPTABILITÉ
- Planifier et préparer le budget de l’exercice financier avec le conseil d’administration du syndicat;
- Percevoir les frais de condominium au nom du syndicat;
- Faire la tenue de livre à l’aide du logiciel informatique Simple Comptable;
- Produire un état financier des opérations;
- Acquitter les dépenses des postes budgétaires du budget approuvé par le conseil d’administration
- Gérer un fonds de prévoyance et de contingence approuvé par le conseil d’administration
- Assumer le suivi du budget
- Faire la conciliation bancaire
- Effectuer le paiement des factures de la copropriété
GESTION
- Préparer les réunions des administrateurs (minimum 2 par année, maximum 3 par année);
- Préparer la réunion pour l’assemblée générale annuelle;
- Créer des documents servant à l’assemblée générale;
- Envoyer la convocation de l’assemblée générale annuelle et du formulaire de procuration;
- Fournir les soumissions pour les travaux à effectuer aux différents postes budgétaires du budget aux administrateurs;
- Remplir la déclaration d’immatriculation annuelle (R.E.Q);
- Mettre à jour le registre du remplacement des réservoirs d’eau chaude, s’il y a lieu;
- Effectuer la perception des frais de location des stationnements, s’il y a lieu;
- Élaborer un carnet d’entretien du bâtiment en collaboration avec le conseil d’administration. Un rapport d’inspection du bâtiment peut être nécessaire selon l’état des lieux;
- Faire des propositions pour optimiser certains articles de la déclaration de copropriété.
Note: Le gestionnaire et un membre du conseil d’administration s’engage à effectuer une inspection visuelle du ou des bâtiments afin de s’assurer du bon état physique des lieux. Dans l’incertitude un professionnel en inspection de bâtiment sera mandaté et tous les frais encourus seront la responsabilité du syndicat de la copropriété.
ADMINISTRATION
- Faire parvenir les avis de cotisations, les convocations aux assemblées et toute correspondance nécessaire;
- Tenir un registre des copropriétaires ou des locateurs et des locataires;
- Gérer ou tenir à jour un système d’archivage électronique des procès-verbaux des réunions des administrateurs et de l’assemblée générale;
- Gérer ou tenir à jour un système d’archivage électronique des états financiers, des budgets, des conciliations bancaires et des bilans financiers;
- Rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale;
- Rédiger les procès-verbaux des réunions des administrateurs du syndicat.